O korzyściach wynikających z regularnego wykonywania kopii zapasowej danych nie będziemy dyskutować. Większość użytkowników komputerów przynajmniej raz zetknęła się z awarią dysku twardego lub utratą plików, wynikającą przykładowo z działania wirusa. Utrata efektów pracy może być traumatycznym doświadczeniem, szczególnie gdy dotyka firmy. Specjaliści  przeanalizowali stan zabezpieczeń i wykorzystanie infrastruktury do ochrony komputerowych plików w polskich przedsiębiorstwach. Wnioski z przeprowadzonych audytów oraz wywiadów mówią same za siebie i lokują nasze firmy daleko w tyle za zachodnioeuropejskimi konkurentami. „Polskim firmom brakuje świadomości, że dane przechowywane na komputerach mogą posiadać dużo większą wartość niż niektóre środki trwałe, jak komputery, pojazdy czy narzędzia” 

                Liczba awarii dysków twardych i związane z tym przypadki utraty cennych danych firmowych rośnie proporcjonalnie do wzrostu poziomu informatyzacji polskich firm. Z utratą cennych dla firm plików przynajmniej raz zetknęło się prawie 50 proc. małych i średnich przedsiębiorstw – wynika z przeprowadzonych badań. Dobrze zabezpieczone dane ma obecnie w Polsce ok. 7-10 proc. firm. W ok. 40 proc. przedsiębiorstw temat archiwizacji danych jest poruszany i w różny sposób wdrażany. Pozostały odsetek firm całkowicie zaniedbuje kwestię backupu danych, skazując się na ryzyko utraty zgromadzonego, informatycznego dorobku.

                Inną sprawą jest fakt, że do niedawna brakowało przystępnych narzędzi umożliwiających sprawne, a co najważniejsze automatyczne wykonanie sieciowego backupu danych z kilkunastu lub kilkudziesięciu komputerów. Indywidualna archiwizacja każdej jednostki jest natomiast procesem żmudnym, czasochłonnym i nieefektywnym kosztowo.

                Tylko specjalistyczne aplikacje umożliwiają przy równoległym działaniu systemu operacyjnego (np. Windows) wykonanie całego obrazu dysku, w tym plików systemowych. Należy także pamiętać, że wykonywanie kopii powinno być prowadzone w regularnych odstępach czasu. Przy „tradycyjnym” podejściu do archiwizacji danych z jednostek roboczych, tego typu działania nadzoruje pracownik działu IT, a archiwizowany komputer jest w tym czasie niedostępny dla pracownika. Jak można się domyślić, jest to niestety proces długotrwały i nieekonomiczny.

                Rozwiązania oparte na klasycznej metodzie tworzenia kopii zapasowych wykorzystują zazwyczaj zupełne rozdzielenie dostawcy serwera, systemu pamięci masowej i oprogramowania. Powoduje to często problemy z prawidłową konfiguracją, kompatybilnością i możliwościami rozbudowy oraz zarządzania całym systemem jako kompletnym systemem. Najgorsze jest jednak to, że w takim systemie w przypadku jakichkolwiek problemów ciężko ustalić, kto odpowiada za problemy: dostawca oprogramowania czy sprzętu?

                Na ile to możliwe, procesy tworzenia kopii zapasowych powinny być zautomatyzowane, niemożliwe do przerwania przez pracownika. Jeśli tworzenie kopii zapasowej obciąża komputer, to pracownik wyłączy ten proces, aby móc sprawniej pracować. Skutki mogą się ujawnić za tydzień, albo za rok.

                Ponad połowa kopii zapasowych nie daje się odtworzyć. Kiedy ostatnio sprawdzałeś, czy kopia bezpieczeństwa może zostać odtworzona? W jakich warunkach możesz ją odtworzyć? Czy możesz to zrobić na dowolnym komputerze, czy tylko na tym jednym w pracy? A jeśli komputer w pracy się rozsypie? Testuj regularnie czy umiesz odtworzyć backup. Dobrze zrobiona kopia powinna dać się odtworzyć w każdych (niemal polowych) warunkach. Nie rób kopii w sposób, który wymaga do jej odtworzenia oryginalnego komputera.